甲方展示的數字化便利，成功推動了公司轉型的進程

2021年5月，公司通過已合作的甲方企業了解到，對方正在使用的一套項目管理軟件，可以幫助企業查看每一個項目合同里的合同數據，收票數據，已付款數據一目了然。

對方還提到，現在的項目都是通過管理系統進行線上數據收集，代替了傳統的線下手工記賬方式，每次有請款流程發起時，系統就會自動顯示票據和已付款情況，減少了平時查找歷史數據的時間，避免出現收票與付款不符合的情況。這也讓公司切實了解到了數字化管理工具的便利，進一步促進了公司邁入數字化轉型的隊伍。

公司面臨的管理挑戰

公司以前使用功能較單一OA系統來完成財務數據統計、日常事務使用請假、考勤功能、項目類使用合同流程、付款流程功能等事務的管理。

但功能簡單的系統無法進行數據匯總，只能記錄審批流程。重要數據通過電話溝通的方式在多人之間流轉，極易出錯。人工也無法對單據進行實時匯總結算，當月的財務經營報表，需要延遲十天到半個月才能整理出來。

為了提升管理效率，促進企業發展，公司要求2021年底引進數字化智能管理系統，通過系統代替人工管理清楚每個項目的合同，開票，收款，對下合同，收票和付款的數據，有效把控成本、現金流等問題，避免風險發生。

紅圈解決方案：

自動匯總和計算：累計合同金額、累計收票金額、累計付款金額自動匯總，已收票未付款金額。

1、新建項目付款時，項目責任人先通過紅圈系統選擇好對應項目和支出合同，錄入進項發票，同時附上進項發票附件及快遞信息；

2、財務收到發票后，在紅圈系統中進行確認操作，發票金額自動累計到支出合同內；

3、需要支付款項時，項目責任人在系統中發起付款流程，選擇對應的項目與支出合同，系統會自動顯示已付款金額和已收票金額，同時自動提醒項目責任人本次付款是否可以保存發起；

4、后續節點及總經理審批之后，會計將付款手續遞交出納完成付款，系統自動能夠實時計算累計付款金額。

紅圈團隊線上答疑，線下反復培訓：

2021年10月系統培訓上線后，紅圈團隊先后召開了兩次系統使用答疑會，重點解決項目上人員操作不熟練問題，反復培訓，保證關鍵用戶學會操作軟件并錄入數據。同時，紅圈團隊每周都會跟進系統使用情況，公司相關人員遇到使用問題，直接在紅圈使用群里隨時進行反饋，系統負責人做到2小時內回復答疑。

目標達成

2021年11月，公司完成了所有在建項目的切換上線，紅圈系統上線之后，項目財務數據執行情況中的每筆付款單中都能夠明確顯示合同金額、收票金額、應付金額，并為審批節點作出合規性審批判斷。

截止到2021年12月初，公司通過紅圈系統，共拒絕了20筆無票付款，幾十個在建項目沒有再出現過無票付款，墊付稅金的情況。

客戶說：

得益于今年推行的項目管理信息化全覆蓋工作，讓更多的項目合作伙伴可以高效便捷的在系統上知曉每一個項目的財務數據，這樣大大提高了公司在商會圈內的知名度。

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